Как пользоваться факсом?
Офисная техника всегда вызывает некоторые затруднения у новых сотрудников. В частности, такая работа, как использование факса может поставить человека в тупик. Хотя на самом деле все очень просто. Ведь управление этим сложным устройством сведено к манипуляциям всего несколькими кнопками на панели.
Факс — это устройство, посредством которого можно принимать и отправлять цветные или черно-белые печатные сообщения. Факс — устройство многофункциональное, и его можно настроить на разные режимы работы. Например, для приема сообщений в автоматическом, ручном режиме или в режиме автоответчика.
Как правильно пользоваться факсом, настроенным на ручной режим?
Дать определенные советы по настройке режимов факса достаточно сложно, поскольку сколько моделей этих устройств, столько и нюансов. Обратитесь к инструкции факса, чтобы точно узнать, какие кнопки стоит нажимать, чтобы перевести МФУ (многофункциональное устройство) в режим ручного приема факсов.
После этого прием сообщений будет осуществляться следующим образом: звонит факс, вы снимаете трубку, абонент вам сообщает, что отправляет факс. Вы нажимаете кнопку «Старт» и ждете, пока из аппарата появится лист бумаги. Достаете его, проверяете, все ли четко отпечаталось, прощаетесь и кладете трубку на место.
Чтобы отправить факс, вы берете необходимый документ, вставляете его в нижний лоток аппарата, набираете номер абонента. Когда он возьмет трубку, представляетесь и сообщаете о том, что сейчас придет факс. Затем нажимаете кнопку «Старт». Не кладите трубку. Пока факс идет, в трубке будет тишина. В это время можно спокойно пообщаться с коллегами на любые темы, абонент на том конце провода вас все равно не услышит. Как только факс прошел, и в трубке раздался характерный гудок, связь между вами и абонентом снова восстанавливается. Дайте человеку минуту, чтобы он проверил качество печати, и только после этого прощайтесь и кладите трубку.
Как использовать факс, настроенный на автоматический прием сообщений?
Когда на факсе выбран автоматический режим, горит кнопка «Автоответ». Факс сам включается для приема сообщений, как только пройдет определенное количество звонков. То есть, если, например, телефон звонит 10 раз, и никто из сотрудников не снимает трубку, включается режим приема факсимильных сообщений. Число звонков задается вручную в меню «Параметры».
Использование факса в режиме автоответчика
Если вы звоните в какую-то компанию в выходные или в ночное время, когда сотрудников нет на месте, то можете нередко попасть на автоответчик. Он поприветствует вас и предложит отправить факс после гудка. Подобная функция также задается в меню «Параметры» и имеется во всех современных факсах.
Среди возможностей современных факсов также: отправка групповых сообщений, переадресация факсов, блокировка нежелательных сообщений, функция быстрого набора, телефонная книга и многое другое. Задать те или иные параметры на многих факсах можно посредством всего 2-3 кнопок.
Разновидностей факсимильных устройств сегодня великое множество. Создатели факсов позаботились, чтобы интерфейс устройств был максимально упрощен. Поэтому у вас точно не возникнет затруднений в плане, как правильно пользоваться факсом. Приобретя устройство, внимательно изучите инструкцию, где подробно описаны возможности данного факса и параметры его настройки.
