Как правильно разговаривать по телефону?
Ваш собеседник бросил трубку, оборвав вас на полуслове? Или вы не смогли даже позвонить, чтобы начать беседу? Не беда. Умение общаться по телефону – навык, которым сегодня, к сожалению, обладают немногие. Одни любят нарушать нормы этикета, пользуясь тем, что собеседник их не видит, а на других наводит ужас одна только мысль о том, что нужно взять трубку и набрать номер. Как правильно разговаривать по телефону? На эту тему и поговорим более подробно.
Боязнь разговаривать по телефону
Для начала стоит упомянуть о таком недуге, как боязнь телефонных разговоров. С нею сталкиваются многие. Особенно это касается тех, кто в силу возраста только начинает свою трудовую деятельность и не имеет представления о том, как общаться по телефону, чтобы беседа или сделка состоялась. Понятно, что посланиями писем на электронную почту многие дела решить невозможно. Поэтому страх в любом случае нужно побороть. Как это сделать? Как минимум определить его причину. На первом месте у тех, кто произносит фразу: «Я стесняюсь разговаривать по телефону» главными доводами являются следующие:
- отказ собеседника от общения;
- страх того, что нагрубят;
- боязнь того, что собеседник обвинит в некомпетентности;
- ответственность при деловых разговорах.
Как правило, ни одно из опасений никогда не сбудется. Даже если собеседник оборвет вас на полуслове, оскорбит и бросит трубку, кроме чувства обиды это ничего не принесет. А чтобы побороть свой страх, достаточно запомнить, как правильно общаться по телефону.
- Все важные телефонные переговоры, начиная с назначения кому-либо встречи, и заканчивая записью к терапевту, следует совершать с утра. Примерно с 10 до 13 часов мозг активизирует свою работоспособность, а организм излучает энергию. Перед разговором необходимо заранее подготовить все документы и записи, которые могут понадобиться при общении с собеседником.
- Набирайте номер внимательно. Ошибка может навести вас на хамоватого собеседника, после короткого общения, с которым желание куда-либо звонить пропадет как таковое. Но пусть вас утешит то, что и случайный собеседник тоже не знает, как разговаривать по телефону.
- Как только собеседник взял трубку, представьтесь, назовите свое имя и фамилию, а также компанию, которую вы представляете, или вопрос, который вас интересует. Затем следует уточнить, как обращаться к собеседнику. Если по рабочему телефону позвонили вам, то в любом случае нужно назвать компанию, ваше имя и фамилию, а затем поинтересоваться с какой целью вам звонят.
- Прежде чем перейти к основному разговору стоит уточнить, удобно ли собеседнику с вами говорить. Возможно, через 15 минут у него будет больше времени и информации для более плодотворной беседы.
- Умейте точно выражать свои мысли. Речь должна быть среднего темпа, четкой и внятной. Для большего удобства важно перед звонком написать некоторые тезисы и вопросы, которые могут понадобиться во время беседы.
- Убирайте из своего лексикона слова-паразиты: «ну», «короче», «типа», «это самое», «Как бы» и т.п. Кроме засорения диалога никакой пользы они не принесут.
- Помните, что интонацию воспринимают намного сильнее, чем слова. Если вы будете общаться с улыбкой на лице, то и ваш собеседник почувствует это. Но, ни в коем случае нельзя разговаривать с набитым ртом, хрустеть чипсами в трубку или чаёвничать. Такое неуважения к себе, человек на другом конце провода вряд ли простит.
- Не бойтесь говорить комплименты. Даже если вы впервые слышите человека, его сердце растопят подобные фразы: «Очень приятно познакомиться», «Рад вас слышать», «Благодарю за полную информацию», «Надеюсь на скорую встречу».
- Не забывайте, что телефонный разговор – это диалог. И когда ваш собеседник начинает говорить, его стоит внимательно выслушать. Перебивать и спорить – признак дурного тона.
Если вас интересует, как научиться разговаривать по телефону так же, как и в жизни, то ответ довольно прост. Нужно постоянно тренироваться. Нет, не нужно при этом звонить всем подряд и о чем-то общаться. Достаточно просто работать над своей речью, делать ее более уверенной и четкой. Тогда при любом разговоре вам не составит труда грамотно и четко объясниться с собеседником.
Знание того, как нужно разговаривать по телефону позволит сократить рабочее время до 25%. Главное помнить, что впечатление о человеке формируется с первой секунды разговора. Даже если собеседник вас не видит, он надолго запомнит ваше общение, если оно состоится с соблюдением всех правил телефонного разговора.
