Cопроводительное письмо – что это такое, как написать, форма сопроводительного письма
В некоторых ситуациях используется сопроводительное письмо, например, при составлении резюме или отправке разных документов. Оно как бы передает содержание и основную суть обращения к человеку или организации. Есть определенные правила, касающиеся его составления.
Что такое сопроводительное письмо?
Для начала разберемся в терминологии, так, сопроводительное письмо является пояснением и дополнением к прилагающимся документам, например, при их передаче другим людям (организации) или при поступлении на работу. Нет строгих ограничений, касающихся его составления, но при написании должны учитываться правила этикета. Сопроводительное письмо к документам может быть разного типа: запрос, подтверждение, отказ, приложение, благодарность и опись.
Что писать в сопроводительном письме?
Уже упоминалось, что нет строгих норм по составлению такого письма, но есть несколько правил, которые нельзя упускать из внимания:
- Письмо должно быть непременно адресовано персонально, но если нет имени, тогда напишите менеджеру по персоналу.
- Помните, что текст должен быть кратким, поэтому в несколько предложений следует уложить всю суть. Лучше, если размер сопроводительного письма будет занимать половину листа А4, а лучше и треть.
- Проявляйте уважение и не используйте категоричных слов, например, «обязан» и «нереально», но при этом текст не должен отображать неуверенность, то есть не пишите слова «наверно», «невозможно» и другие.
- Выясняя, как написать сопроводительное письмо, стоит указать, что запрещено использовать неформальный тон и обязательно пишите все грамотно.
Сопроводительное письмо к резюме
В последнее время такое письмо является обязательным элементом при предоставлении резюме. Специалисты советуют подавать его даже, если в вакансии не было прописано это требование, поскольку это хороший способ привлечь внимание и выделиться среди других. Сопроводительное письмо работодателю – небольшой текст (6-8 предложений), которое оправляется вместе с резюме по электронной почте. В большинстве случае, его не оформляют отдельным файлом, а представляют, как тело электронного письма.
Выясняя, что писать в сопроводительном письме к резюме, стоит указать, что в нем необходимо в краткой форме рассказать о себе и имеющихся профессиональных данных. Кроме этого, в нем объясняется, почему хочется работать в выбранной компании. Нет конкретного стандарта по оформлению, главное, в тексте дать ответы на три основных вопроса: «Кто вы?», «Зачем вы нужны компании?» и «Зачем компания нужна вам?». Кроме этого, учтите, что сопроводительное письмо не является упрощенной копией резюме, поскольку оно имеет более личный характер.
Сопроводительное письмо в налоговую
Если рассматривать суть сопроводительного письма для налоговой, то оно будет являться неким пояснением к прилагаемым документам, которые направляются в инспекцию. Его пишут, ориентируясь, на основы ведения деловой документации. Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов включает такие детали:
- В шапке указывается должность, № ИФНС, город и ФИО получателя. После этого должен быть поставлен номер документа, дата и написан заголовок. По мере необходимости здесь прописывается обращение.
- Текст сопроводительного письма стоит начинать с подобных фраз: «Высылаем вам…», «Направляем вам…» и так далее.
- После указывается список документов, которые прилагаются: их название, количество листов и число экземпляров.
- В конце отправитель должен написать свою должность, ФИО и поставить подпись.
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Многие организации к коммерческому предложению допускают сопроводительное письмо, в котором в краткой форме представлены принципы потенциального сотрудничества. Его используют для того, чтобы не обременять коммерческое предложение большим количеством информации и ознакомить с сутью основного документа. Текст сопроводительного письма может быть дополнен разными полезными файлами: ценами на товары и услуги, графиком акций, официальным приглашением на выставку и тому подобное.
Важно учитывать, что сопроводительное письмо не должно быть продающим и его основное предназначение – информирование для получения конкретной цели. Оно должно быть написано так, чтобы читатель смог ответить на вопрос: «Почему стоит изучить предложение прямо сейчас?». Структура письма включает шесть шагов: приветствие, представление, напоминание о предыстории и суть коммерческого предложения, детали, пару основных выгод предложения и призыв к действию.
Сопроводительное письмо к договору
При отправлении договора такое письмо является обязательным, поскольку без него договор может быть не принят к рассмотрению. Оно не должно иметь никакой информационной нагрузки, а используют его для таких целей: подтверждения факта отправки и исполнения, описания для чего были отправлены документы, указания, в каком порядке обрабатывать документы, и в какой форме отсылать обратно. В сети можно найти образец сопроводительного письма к договору, но он может и не понадобиться, если учесть такие правила:
- Оформление проводите на фирменном бланке, на котором уже указаны основные данные организации. На нем нужно заполнить адрес и проставить регистрационный номер.
- При описании используйте правила делового этикета. Обязательно включайте в текст фразы: «Предоставляем вам договор…», «Направляем вам договор…» и так далее.
- В обязательном порядке указывается цель, с которой отправляется договор, то есть для ознакомления или подписания.
Сопроводительное письмо в суд
Для суда сопроводительное письмо прилагается только, если планируется подавать пакет документов. С его помощью можно будет избежать путаницы, проследить путь и ускорить обработку. Сопроводительное письмо в арбитражный суд или в другую подобную инстанцию не имеет четких рамок, но оно содержит важные элементы:
- название и адрес суда;
- данные истца и ответчика;
- заголовок «Сопроводительное письмо»;
- описание, к какому иску имеет отношение;
- цель направления документов;
- перечень прилагаемой документации;
- дата и подпись.
Сопроводительное письмо к акту сверки
При оформлении и отправке акта сверки рекомендовано прикрепить сопроводительное письмо, которое является важной нормой делового этикета. Все дело в том, что часто доставка бывает неэффективной, и документы могут просто не дойти, а вот сопроводительное письмо требует фиксации даты отправки и содержания. С его помощью можно обеспечить возврат документации в директивном порядке. Оформление сопроводительного письма проводится с учетом таких деталей:
- Пишите текст на фирменном бланке организации, что упрощает оформление, поскольку на нем будут реквизиты.
- В теле письма должна быть ссылка на номер документа и рекомендации, касающиеся срока исполнения.
- При желании в содержании можно указать просьбу о подтверждении имеющейся задолженности.
Сопроводительное письмо в банк
Многие финансовые организации требуют сопроводительное письмо, например, при открытии расчетного счета или когда с фирмой происходят существенные изменения. С его помощью можно избежать проблем при утере ряда документов и изложить основную суть пожеланий. Форма сопроводительного письма к документам включает:
- «шапку» адресата: должность, название предприятия или ФИО, адрес и индекс;
- дату составления;
- обращение с учетом правил делового этикета;
- перечень прилагаемых документов;
- подпись, ФИО, название организации и средства связи с исполнителем письма.
Сопроводительное письмо на стажировку
Этот вариант письма схож с тем, которое прилагается к резюме, и о нем было рассказано ранее. Важно сосредоточиться в тексте на том, что умеет делать кандидат в конкретной сфере и указать имеющийся опыт. Прежде чем писать короткое сопроводительной письмо рекомендуется изучить работодателя и проанализировать требования, может фирма работает с иностранными партнерами и знание языка будет огромным плюсом и это нужно указать в тексте.