Саморазвитие Cамосовершенствование Личностный рост

Cопроводительное письмо – что это такое, как написать, форма сопроводительного письма

сопроводительное письмо

В некоторых ситуациях используется сопроводительное письмо, например, при составлении резюме или отправке разных документов. Оно как бы передает содержание и основную суть обращения к человеку или организации. Есть определенные правила, касающиеся его составления.

Что такое сопроводительное письмо?

Для начала разберемся в терминологии, так, сопроводительное письмо является пояснением и дополнением к прилагающимся документам, например, при их передаче другим людям (организации) или при поступлении на работу. Нет строгих ограничений, касающихся его составления, но при написании должны учитываться правила этикета. Сопроводительное письмо к документам может быть разного типа: запрос, подтверждение, отказ, приложение, благодарность и опись.

Что писать в сопроводительном письме?

Уже упоминалось, что нет строгих норм по составлению такого письма, но есть несколько правил, которые нельзя упускать из внимания:

  1. Письмо должно быть непременно адресовано персонально, но если нет имени, тогда напишите менеджеру по персоналу.
  2. Помните, что текст должен быть кратким, поэтому в несколько предложений следует уложить всю суть. Лучше, если размер сопроводительного письма будет занимать половину листа А4, а лучше и треть.
  3. Проявляйте уважение и не используйте категоричных слов, например, «обязан» и «нереально», но при этом текст не должен отображать неуверенность, то есть не пишите слова «наверно», «невозможно» и другие.
  4. Выясняя, как написать сопроводительное письмо, стоит указать, что запрещено использовать неформальный тон и обязательно пишите все грамотно.

Сопроводительное письмо к резюме

В последнее время такое письмо является обязательным элементом при предоставлении резюме. Специалисты советуют подавать его даже, если в вакансии не было прописано это требование, поскольку это хороший способ привлечь внимание и выделиться среди других. Сопроводительное письмо работодателю – небольшой текст (6-8 предложений), которое оправляется вместе с резюме по электронной почте. В большинстве случае, его не оформляют отдельным файлом, а представляют, как тело электронного письма.

сопроводительное письмо к резюме

Выясняя, что писать в сопроводительном письме к резюме, стоит указать, что в нем необходимо в краткой форме рассказать о себе и имеющихся профессиональных данных. Кроме этого, в нем объясняется, почему хочется работать в выбранной компании. Нет конкретного стандарта по оформлению, главное, в тексте дать ответы на три основных вопроса: «Кто вы?», «Зачем вы нужны компании?» и «Зачем компания нужна вам?». Кроме этого, учтите, что сопроводительное письмо не является упрощенной копией резюме, поскольку оно имеет более личный характер.

Сопроводительное письмо в налоговую

Если рассматривать суть сопроводительного письма для налоговой, то оно будет являться неким пояснением к прилагаемым документам, которые направляются в инспекцию. Его пишут, ориентируясь, на основы ведения деловой документации. Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов включает такие детали:

  1. В шапке указывается должность, № ИФНС, город и ФИО получателя. После этого должен быть поставлен номер документа, дата и написан заголовок. По мере необходимости здесь прописывается обращение.
  2. Текст сопроводительного письма стоит начинать с подобных фраз: «Высылаем вам…», «Направляем вам…» и так далее.
  3. После указывается список документов, которые прилагаются: их название, количество листов и число экземпляров.
  4. В конце отправитель должен написать свою должность, ФИО и поставить подпись.

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Многие организации к коммерческому предложению допускают сопроводительное письмо, в котором в краткой форме представлены принципы потенциального сотрудничества. Его используют для того, чтобы не обременять коммерческое предложение большим количеством информации и ознакомить с сутью основного документа. Текст сопроводительного письма может быть дополнен разными полезными файлами: ценами на товары и услуги, графиком акций, официальным приглашением на выставку и тому подобное.

Важно учитывать, что сопроводительное письмо не должно быть продающим и его основное предназначение – информирование для получения конкретной цели. Оно должно быть написано так, чтобы читатель смог ответить на вопрос: «Почему стоит изучить предложение прямо сейчас?». Структура письма включает шесть шагов: приветствие, представление, напоминание о предыстории и суть коммерческого предложения, детали, пару основных выгод предложения и призыв к действию.

сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Сопроводительное письмо к договору

При отправлении договора такое письмо является обязательным, поскольку без него договор может быть не принят к рассмотрению. Оно не должно иметь никакой информационной нагрузки, а используют его для таких целей: подтверждения факта отправки и исполнения, описания для чего были отправлены документы, указания, в каком порядке обрабатывать документы, и в какой форме отсылать обратно. В сети можно найти образец сопроводительного письма к договору, но он может и не понадобиться, если учесть такие правила:

  1. Оформление проводите на фирменном бланке, на котором уже указаны основные данные организации. На нем нужно заполнить адрес и проставить регистрационный номер.
  2. При описании используйте правила делового этикета. Обязательно включайте в текст фразы: «Предоставляем вам договор…», «Направляем вам договор…» и так далее.
  3. В обязательном порядке указывается цель, с которой отправляется договор, то есть для ознакомления или подписания.

Сопроводительное письмо в суд

Для суда сопроводительное письмо прилагается только, если планируется подавать пакет документов. С его помощью можно будет избежать путаницы, проследить путь и ускорить обработку. Сопроводительное письмо в арбитражный суд или в другую подобную инстанцию не имеет четких рамок, но оно содержит важные элементы:

  • название и адрес суда;
  • данные истца и ответчика;
  • заголовок «Сопроводительное письмо»;
  • описание, к какому иску имеет отношение;
  • цель направления документов;
  • перечень прилагаемой документации;
  • дата и подпись.

Сопроводительное письмо к акту сверки

При оформлении и отправке акта сверки рекомендовано прикрепить сопроводительное письмо, которое является важной нормой делового этикета. Все дело в том, что часто доставка бывает неэффективной, и документы могут просто не дойти, а вот сопроводительное письмо требует фиксации даты отправки и содержания. С его помощью можно обеспечить возврат документации в директивном порядке. Оформление сопроводительного письма проводится с учетом таких деталей:

  1. Пишите текст на фирменном бланке организации, что упрощает оформление, поскольку на нем будут реквизиты.
  2. В теле письма должна быть ссылка на номер документа и рекомендации, касающиеся срока исполнения.
  3. При желании в содержании можно указать просьбу о подтверждении имеющейся задолженности.
сопроводительное письмо к акту сверки

Сопроводительное письмо в банк

Многие финансовые организации требуют сопроводительное письмо, например, при открытии расчетного счета или когда с фирмой происходят существенные изменения. С его помощью можно избежать проблем при утере ряда документов и изложить основную суть пожеланий. Форма сопроводительного письма к документам включает:

  • «шапку» адресата: должность, название предприятия или ФИО, адрес и индекс;
  • дату составления;
  • обращение с учетом правил делового этикета;
  • перечень прилагаемых документов;
  • подпись, ФИО, название организации и средства связи с исполнителем письма.

Сопроводительное письмо на стажировку

Этот вариант письма схож с тем, которое прилагается к резюме, и о нем было рассказано ранее. Важно сосредоточиться в тексте на том, что умеет делать кандидат в конкретной сфере и указать имеющийся опыт. Прежде чем писать короткое сопроводительной письмо рекомендуется изучить работодателя и проанализировать требования, может фирма работает с иностранными партнерами и знание языка будет огромным плюсом и это нужно указать в тексте.

Похожие статьи
Что такое жизненные ценности – понятие, какие бывают, что такое подмена жизненных ценностей?
Что такое жизненные ценности – на этот вопрос люди отвечают схожими понятиями. Ценными оказываются семья, благополучие, доброта, истинная дружба, здоровье психическое, физическое и духовное и жизнь как великий дар, чтобы прожить и прочувствовать все эти вещи.
Кто такой сексист – что это значит, признаки, как бороться с сексизмом?
Кто такой сексист? Данное определение человеку, предвзято относящемуся к противоположному полу дали феминистки, по аналогии со словом расист. Сексизм процветает в современном обществе, благодаря поддерживающимся гендерным стереотипам, кочующим из прошлого.
Как ухаживать за бородой – аксессуары, средства и советы по уходу за бородой и усами
Важно знать правила, как ухаживать за бородой, чтобы она выглядела опрятной и красивой. Есть специальные средства, инструменты и аксессуары, которые нужно иметь в своем арсенале. Специалисты дают полезные советы.
Сноркелинг – что это такое, маска, трубка, часы, очки, костюм для подводного плавания
Сноркелинг – интересное и захватывающее занятие, которым можно разнообразить свой отдых на море. Важно правильно подобрать снаряжение для плавания, для чего нужно учитывать ряд требований и ориентироваться на особенности тела.