Саморазвитие Cамосовершенствование Личностный рост

Как написать деловое письмо?

Как написать деловое письмо

В процессе работы мы часто сталкиваемся с официальными документами. И порой бывает, что у любого сотрудника помимо задачи получать корреспонденцию, появляется необходимость на нее отвечать. Как правильно писать деловое письмо? С таким вопросом ежедневно сталкиваются многие. А это значит, что пора научиться писать официально и грамотно.

Структура делового письма

Вне зависимости от содержания официальной корреспонденции, существуют нормы и требования ее написания. Современные технологии позволяют писать два вида писем – бумажные и электронные. Они имеют мало отличий, но свои особенности у них все же есть. Поэтому мы рассмотрим оба варианта.

Составление бумажного делового письма

Структура у официальных обращений выглядит примерно следующим образом:

  1. Обращение. Оно заменяет приветствие в деловом письме и начинается со слов «Уважаемый (ая) …». Оно располагается в центре страницы и начинается с большой буквы. Дальше нюансы. К примеру, на Западе принято обращаться только по имени, а в России по имени отчеству. Если речь идет о военных, то приветствие может выглядеть так: «Уважаемый товарищ полковник». Если вы пишете официальное приглашение, то можно использовать варианты «Дамы и господа» или «Уважаемые господа». Вариантов как начать деловое письмо может быть несколько. Остановиться лучше на том, который принят в стране, где вы живете и в том коллективе, где вы работаете.
  2. Основная часть. Состоит из нескольких абзацев и включает в себя основную информацию, которую вы хотите донести до адресата. Это может быть описание ситуации, выражение вашего мнения, просьба, соболезнование и т.п. Также немаловажно помнить о правилах общения в официальных письмах. Если вы пишете от лица компании, фирмы, или общества то обращение пишется от третьего лица единственного лица (компания: «предупреждает», «напоминает», «уведомляет» и т.п.). Еще один вариант – первое лицо множественного числа: «сообщаем», «уведомляем», «направляем» и т.п.
  3. Заключение. Сюда стоит дописать выводы из основной вышеизложенной части и подвести логичные обоснования. Например: «Уверен, что вы дадите оценку произошедшей ситуации и выскажите свою точку зрения».
  4. Постскриптум. Дополнительное завершение делового письма. В официальной корреспонденции используется не часто, но вполне допускается, если вы не знаете, как закончить деловое письмо. Постскриптум может содержать в себе сведения, косвенно относящиеся к теме письма или произошедшие уже после его написания. Например: «Завтра в 12:00 состоится собрание директоров, посвященное данной проблеме».

После того, как основная часть написана, важно не забыть про правила оформления делового письма:

  1. После заключения или постскриптума нужно поставить подпись, указать вашу должность, фамилию, имя и отчество. Также перед подписью допускается вежливая форма: «С уважением», «Искренне ваш», «В надежде на продуктивное партнерство» и т.п. Под подписью обязательно следует ее расшифровка. Пример: «С Уважением, руководитель группы компаний ООО «Эллада» Иванов В.С.».
  2. Если к письму требуются приложения, они оформляются в виде отдельных страниц.
  3. Деловые письма нужно писать на специальных бланках, которые соответствуют нормативу официальных документов. На бланке должны присутствовать следующие реквизиты: название организации, юридический адрес, номер телефона и факса, дата и номер документа, если это ответное письмо, то должна быть ссылка на номер и дату письма полученного, адресат, заголовок, текст, отметка о приложениях, подпись и телефон.

А как правильно оформить деловое электронное письмо?

Деловое электронное письмо должно соответствовать таким же требованиям. Однако есть и ряд нюансов, которые следует учитывать при его написании и отправке. Части делового письма в глобальной сети выглядят следующим образом: Деловое электронное письмо

  • «шапка» текста в корпоративном стиле компании;
  • приветствие;
  • обращение, описание его цели и т.д.;
  • прощание;
  • личная подпись и контакты отправителя (сегодня любой может сделать себе электронную подпись);
  • ссылка на сайт компании и ее логотип;
  • также при отправке обязательно нужно заполнить поля «Тема» и «Кому».

На этом отличия письма бумажного и электронного заканчиваются. Главное, в обоих случаях не допускать лишней информации и соблюдать тактичность при обращении к адресату. Тогда вопрос как написать деловое письмо более не будет вас тревожить.

Похожие статьи
Деловые качества
Если вы хотите не только найти хорошую работу, но и подольше на ней задержаться, вам нужно обладать перечнем основных деловых качеств – ведь профессионализм в деловой сфере является самым важным аспектом. Какие эти качества и как их в себе развить? Читайте далее.
Этика бизнеса
Каждому человеку, так или иначе имеющему отношению к предпринимательству, необходимо ознакомиться со сводом правил по этике бизнеса. Что же это такое и каких основных законов необходимо придерживаться в этом вопросе? Читайте нашу статью.
Как выбрать ноутбук для дома?
Из всего многообразия предложений, под час, так сложно выбрать именно то, что устроит вас по всем параметрам. А зная, об элементарных секретах маркетинга даже доверить свой выбор продавцу-консультанту бывает не просто. После прочтения данной статьи вы окончательно определитесь с выбором и узнаете все секреты и основные рекомендации по выбору ноутбука для дома.
Как полюбить свою работу?
Не нравится работа – знакомо? Редко кто из нас любит свою работу настолько, что с легкостью согласен работать в сверхурочное время или внедрять какие-то новые идеи. Из нашей статьи вы узнаете о пяти несложных правилах, которые призваны помочь вам полюбить занимаемую вами должность.