Как организовать своё рабочее время?
Нехватка времени – бич современного человека. Вспомните, сколько раз в конце рабочего дня вы спохватывались о том, что день прошёл, а столько всего вы не успели сделать! Поэтому каждому из нас кажется, что если бы в сутках было не 24 часа, а, скажем, 36 или 48, то мы смогли бы сделать намного больше, и не приходилось бы сидеть в выходные или по ночам.
На самом деле, в таких рассуждениях есть только мелкая крупица правды. Ответьте честно, а правда ли то, что если бы вам дали в 2 раза больше времени, вы бы успели сделать в 2 раза больше дел? Так в чём же причина того, что минуты перетекают в часы, а гора работы не уменьшается?
Предлагаем вашему вниманию пять правил, которые позволят максимально эффективно организовать ваше рабочее время. Итак,
Правило №1
Начнём с парадоксального утверждения – на работе нужно больше отдыхать. Странно? Вовсе нет. Дело в том, что чем больше вы загружены, чем дольше сидите на рабочем месте без перерыва, тем больше вы устаете, а, следовательно, тем рассеяннее внимание, тем меньше вы успеваете сделать.
Заведите за правило делать перерывы. В начале рабочего дня отдыхайте по 5-10 минут каждые полтора часа, в середине – через час, а ближе к концу дня прерывайтесь на «перекур» каждый 30 минут. Введя такую систему, вы заметите, что к концу работы вы сделаете намного больше, чем делали раньше.
Правило №2
Не стесняйтесь переложить часть дел на кого-то другого. Речь не идёт о том, что нужно отлынивать от работы посредством коллег. Но задумайтесь, у вас останется куда больше времени, если вы не будете ежедневно выполнять работу других.
Например, секретарь может прекрасно справится с проверкой вашей деловой корреспонденции, если вы один раз доходчиво объясните ему, что нужно делать и как. Не ленитесь учить коллег и доверять им.
Правило №3
Сократите бесконечные телефонные переговоры. Сколько раз вы сталкивались с тем, что не успевали вовремя сдать отчёт только потому, что множество раз отрывались на ненужные телефонные звонки.
Не обязательно отвечать на каждый телефонный вызов. Если на работе аврал, то поднимать трубку следует только в случае поступления экстренных или очень важных сообщений. Леночка из бухгалтерии, решившая справиться о том, придёте ли вы через неделю подписывать ведомость, может подождать ровно 6 дней.
Правило №4
Перейдём к более мелким, но не менее значимым советам. Если на работе вы используете ноутбук, то оставляйте все самые важные документы в папке на рабочем столе. Удивительно, но вы сэкономите массу времени на постоянных поисках очень нужного, но куда-то подевавшегося документа.
Правило №5
Электронная почта прочно вошла в нашу жизнь. Каждый день к нам на электронный адрес приходят десятки писем, не содержащих никакой полезной информации. Реклама, почтовые рассылки, спам – проверка корреспонденции по утрам порой занимает времени больше, нежели нужно на подготовку квартального отчёта.
Откажитесь от любых, не нужных вам по работе, рассылок, установите специальный фильтр против спама. Не трать время на просматривание почты от тех отправителей, от которых именно сегодня вы ничего не ждёте.
Сделайте для себя нормой сортировку писем по степени важности и безжалостно выкидывайте в «корзину» то, что вас не интересует вовсе.
Кому-то эти правила могут показаться не слишком эффективными, но мы очень хотим, чтобы вы доказали нам это. Попробуйте придерживаться всех пяти пунктов в течение недели, ведь это не потребует от вас титанических усилий. Но вы с удивлением обнаружите, что не только стали успевать больше, чем раньше, но и наконец-то, впервые, за 3 года работы нашли время для того, чтобы просто спокойно пообедать в ваш собственный, вполне законный обеденный перерыв.
